Pracodawcy w Rzeszowie i okolicach często pytają nas, jak wygląda cały proces organizacji badań medycyny pracy. Czy muszą sami szukać placówki dla każdego pracownika? Kto wystawia skierowania? Jak rozliczać się za wielu pracowników jednocześnie? W tym artykule wyjaśniamy każdy etap współpracy od A do Z.
Krok 1 – Pierwszy kontakt i ustalenie warunków
Współpraca zaczyna się od prostego kontaktu – formularzem na naszej stronie, mailem lub telefonicznie. Na tym etapie zbieramy podstawowe informacje o firmie:
- liczba pracowników i planowana częstotliwość badań,
- rodzaje stanowisk (biurowe, fizyczne, praca na wysokości, kierowcy, itp.),
- informacje o stanowiskach i czynnikach narażenia wskazanych w skierowaniach,
- preferowana forma rozliczeń – jednorazowa czy abonamentowa.
Na podstawie tych danych przygotowujemy wstępną wycenę jednostkową – po analizie zgłoszenia. Bez ukrytych kosztów i zobowiązań.
Krok 2 – Umowa ramowa lub zamówienie jednorazowe
Firmy współpracujące z nami regularnie podpisują umowę ramową na obsługę medycyny pracy. Dokument określa:
- stawki jednostkowe za poszczególne rodzaje badań,
- sposób ustalania terminu realizacji zależny od dostępności placówki i zakresu badania,
- zasady wystawiania faktur zbiorczych (np. raz w miesiącu),
- sposób przekazywania dokumentacji (elektronicznie lub papierowo),
- zasady RODO i powierzenia przetwarzania danych osobowych pracowników.
Małe firmy i jednorazowe zlecenia obsługujemy bez umowy ramowej – wystarczy skierowanie wystawione przez pracodawcę i kontakt w celu potwierdzenia terminu.
Wzorzec umowy: Jeśli chcesz przejrzeć wzorzec umowy ramowej przed kontaktem, napisz do nas na kontakt@medycynapracyrzeszow.pl – prześlemy go po otrzymaniu zgłoszenia.
Krok 3 – Skierowania dla pracowników
Obowiązek wystawienia skierowania na badania medycyny pracy spoczywa na pracodawcy (art. 229 Kodeksu pracy). Skierowanie musi zawierać:
- nazwę i adres pracodawcy,
- rodzaj badania (wstępne, okresowe, kontrolne),
- stanowisko pracy i opis warunków pracy,
- wykaz czynników szkodliwych lub uciążliwych,
- aktualne wyniki pomiarów tych czynników (jeśli są wymagane).
Jeśli potrzebujesz pomocy – udostępniamy gotowy wzór skierowania oraz komplet wzorów dokumentów do pobrania. Koordynator może pomóc w organizacyjnym przygotowaniu zgłoszenia; prawidłowość i kompletność skierowania pozostaje odpowiedzialnością pracodawcy wystawiającego dokument.
Krok 4 – Badania pracowników
Termin wizyty zależy od rodzaju badania, stanowiska i aktualnej dostępności właściwej placówki. Przy pilnym zgłoszeniu sprawdzamy najbliższe dostępne możliwości bez gwarantowania z góry konkretnego SLA.
Podczas wizyty lekarz przeprowadza:
- wywiad medyczny i ogólne badanie lekarskie,
- ewentualne badania i konsultacje dodatkowe wynikające z decyzji lekarza oraz właściwych przepisów,
- ocenę zdolności do pracy na danym stanowisku.
W przypadku badań profilaktycznych pracownika ich koszt ponosi pracodawca. Czas wizyty zależy od zakresu badania i ewentualnych dodatkowych konsultacji.
Krok 5 – Orzeczenie lekarskie i dokumentacja
Po zakończeniu badania lekarz medycyny pracy wystawia orzeczenie lekarskie – dokument stwierdzający brak lub istnienie przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku. Orzeczenie wystawiane jest w dwóch egzemplarzach – jeden trafia do pracownika, drugi do pracodawcy.
Pracodawca jest zobowiązany przechowywać kopię orzeczenia w aktach osobowych pracownika. Sposób przekazania dokumentacji zależy od zasad obowiązujących w placówce realizującej świadczenie oraz od ustalonego modelu współpracy.
Krok 6 – Rozliczenie i faktura
Sposób fakturowania, częstotliwość rozliczeń i termin płatności ustala się w warunkach współpracy. Przy stałej obsłudze możliwe są rozliczenia zbiorcze, jeżeli zostały uzgodnione z firmą.
Na życzenie pracodawcy do faktury dołączamy specyfikację badań z podziałem na pracowników i rodzaje badań – ułatwia to kontrolę kosztów i rozliczanie wewnętrzne.
Koordynator dedykowany firmie
Przy stałej współpracy warto ustalić jeden punkt kontaktu po stronie koordynacji, aby sprawniej obsługiwać nowe zgłoszenia, badania kontrolne i zmiany organizacyjne.
Często zadawane pytania
Ile czasu zajmuje wdrożenie współpracy dla nowej firmy?
Czas uruchomienia obsługi zależy od zakresu zlecenia, liczby pracowników, uzgodnienia warunków i aktualnej dostępności placówki. Termin pierwszych badań potwierdzamy po zebraniu tych informacji.
Czy muszę podpisywać umowę, żeby skorzystać z usług?
Nie – jednorazowe zlecenia realizujemy bez umowy. Przy regularnej współpracy można ustalić stały model organizacji zgłoszeń i rozliczeń. Szczegółowe warunki są uzgadniane indywidualnie.
Jak szybko pracownik może dostać termin badania?
Termin jest potwierdzany po otrzymaniu skierowania i zależy od aktualnej dostępności placówki oraz potrzebnego zakresu badania.
Co jeśli pracownik nie zdał badania i lekarz stwierdził przeciwwskazania?
W razie odwołania należy postępować zgodnie z pouczeniem na orzeczeniu i aktualnym trybem przewidzianym w przepisach.
Czy wystawiacie faktury zbiorcze dla grup pracowników?
Możliwość rozliczeń zbiorczych zależy od ustalonego modelu współpracy. Częstotliwość fakturowania i zakres dokumentów potwierdzamy indywidualnie.
Czy obsługujecie firmy spoza Rzeszowa?
Tak – obsługujemy pracodawców z powiatu rzeszowskiego i Podkarpacia. Pracownicy mogą być kierowani do odpowiedniej placówki partnerskiej, a sposób przekazania dokumentacji jest ustalany w ramach konkretnej współpracy.