To jedno z najczęstszych pytań zarówno pracowników, jak i pracodawców. Odpowiedź jest jednoznaczna i wynika wprost z przepisów – ale wciąż wiele firm popełnia błędy w tej kwestii. Wyjaśniamy wszystko.
Jednoznaczna odpowiedź: pracodawca płaci zawsze
Art. 229 § 6 Kodeksu pracy stanowi wprost: „Badania profilaktyczne przeprowadza się na koszt pracodawcy." Dotyczy to wszystkich rodzajów badań profilaktycznych:
- badań wstępnych (przed dopuszczeniem do pracy),
- badań okresowych (w trakcie trwania zatrudnienia),
- badań kontrolnych (po zwolnieniu chorobowym powyżej 30 dni).
Co konkretnie pokrywa pracodawca?
Koszty, które w całości ponosi pracodawca:
- opłata za wizytę u lekarza medycyny pracy,
- koszty wszystkich wymaganych badań dodatkowych (EKG, spirometria, audiometria, badania laboratoryjne, okulistyczne itp.),
- koszt wystawienia orzeczenia lekarskiego,
- koszty dojazdu pracownika do placówki – pracodawca jest zobowiązany pokryć koszty lub zorganizować transport.
Czy pracownik może zapłacić i żądać zwrotu?
Co do zasady nie – pracodawca powinien z góry pokryć koszty badań, kierując pracownika do placówki z którą ma umowę lub za którą płaci bezpośrednio. Jeśli z uzasadnionej przyczyny pracownik zapłacił za badanie, może żądać zwrotu poniesionych kosztów na podstawie rachunku lub faktury.
Niedopuszczalne działania pracodawcy:
- Wymaganie od pracownika samodzielnego opłacenia badań bez zwrotu,
- Potrącanie kosztów badań z wynagrodzenia pracownika,
- Uzależnianie zwrotu kosztów od spełnienia dodatkowych warunków.
Takie działania stanowią naruszenie przepisów i mogą być podstawą do roszczeń pracownika.
Czas na badania to czas pracy
Pracownik wykonujący badania profilaktyczne w godzinach pracy zachowuje prawo do wynagrodzenia. Jeśli badanie wymaga wyjazdu do innej miejscowości, pracodawca pokrywa koszty zgodnie z przepisami o podróżach służbowych.
A co z badaniami psychologicznymi dla kierowców?
Badania psychologiczne dla kierowców wykonujących transport drogowy (wymagane przez ustawę o transporcie drogowym) są finansowane przez pracodawcę, jeśli wykonywanie transportu jest obowiązkiem pracownika. Jeśli pracownik prowadzi pojazd służbowy sporadycznie (np. tylko do jazdy po zakupy firmowe), sytuacja może być mniej oczywista i warto ją skonsultować.
Badania sanepid – kto płaci?
Badania do celów sanitarno-epidemiologicznych (dawna książeczka sanepid) dla pracowników mających kontakt z żywnością są traktowane jak inne badania profilaktyczne – koszty pokrywa pracodawca. Pracownik zatrudniony w gastronomii nie może być zmuszony do samodzielnego opłacenia badań sanepidowych jako warunku zatrudnienia.
Co z kosztami badań wykonanych prywatnie przez pracownika?
Pracownik nie może samodzielnie decydować o miejscu przeprowadzenia badań i żądać od pracodawcy zwrotu kosztów wybranej przez siebie placówki. Pracodawca wskazuje placówkę i to on pokrywa koszty. Wyjątki są możliwe za pisemną zgodą obu stron.
Często zadawane pytania
Czy pracodawca może żądać, żeby pracownik zorganizował badania na własną rękę?
Nie – obowiązek organizacji badań leży po stronie pracodawcy. Pracodawca może poprosić pracownika o zgłoszenie się do konkretnej placówki w ustalonym terminie, ale nie może przerzucać na niego odpowiedzialności za organizację i koszty.
Co jeśli pracownik chce wykonać badania w innej placówce?
Pracownik nie ma prawa jednostronnie wybrać innej placówki i żądać zwrotu kosztów. Jeśli pracodawca wyrazi zgodę na inną placówkę – może zwrócić koszty. Bez zgody pracodawcy pracownik ponosi ryzyko, że koszty nie zostaną zwrócone.
Czy koszty badań medycyny pracy są kosztem uzyskania przychodu?
Tak – wydatki na badania profilaktyczne pracowników są kosztem uzyskania przychodu dla pracodawcy i podlegają odliczeniu od podstawy opodatkowania. Faktura od placówki medycznej lub od koordynatora (takiego jak Medycyna Pracy Rzeszów) jest dokumentem potwierdzającym poniesienie kosztu.
Czy pracodawca może odliczyć VAT od faktur za badania medycyny pracy?
Usługi medyczne, w tym badania profilaktyczne, są co do zasady zwolnione z VAT (art. 43 ust. 1 pkt 18 ustawy o VAT). Oznacza to, że faktura za badania nie zawiera VAT, a kwestia odliczenia VAT nie pojawia się. Przy zakupie usług organizacyjnych (koordynacja, obsługa) – stawka VAT może być inna. Skonsultuj z księgowym.